Sykdom, ferieavvikling og sesongtopper kommer hvert år. Likevel håndteres de ofte som overraskelser, med telefonrunder dagen før avgang. God bemanningsplanlegging snur dette: Behovet tallfestes per fartøy og periode, og dekningen avtales før gapet oppstår.
For havbruk betyr det å ha avlusnings- og utsettperioder bemannet i god tid. For offshore og rederi betyr det turnuser som tåler frafall, og en avtalt beredskap når noen melder forfall.
Fartøy, stillinger, turnus og sertifikatkrav samles i ett bilde, inkludert når sertifikater utløper.
Faste ansatte dekker grunnbemanningen. Topper og frafall dekkes av verifisert innleid mannskap med 48-timers mobiliseringsgaranti.
Planen revideres mot faktisk drift. En fast bemanningsrådgiver kjenner fartøyene og følger opp endringer.
En bemanningsplan er bare så god som dekningen bak den. Kortsiktige gap dekkes med innleie av arbeidskraft, mens varige behov løses med maritim rekruttering. Innleie har 48-timers erstatningsgaranti. Rekruttering har avtalt garantiperiode.